Hauptversammlungen virtuell durchführen?

Kein Problem mit der HAUPTVERSAMMLUNG.APP

Grundlagen

Gesetzlich verpflichtend durchzuführende Hauptversammlungen für Aktiengesellschaften (AG) und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) können seit dem 25. März 2020 mit dem vom Bundestag beschlossenen "Gesetz zur Abmil­derung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafver­fahrens­recht" nun rein virtuell abgehalten werden.

Gleiches gilt auch für Gesellschafterversammlungen anderer Rechtsformen wie bspw. GmbH, KG und ebenso für Mitgliederversammlungen von Genossenschaften und eingetragenen Vereinen.

Neben der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben bietet dieses Gesetz Ihnen nun enorme Vorteile und Einsparungs-Potentiale: Sie benötigen keine Raummiete für alle abstimmungsberechtigten Personen, keine Infrastruktur vor Ort, kein Personal und keine Logistik vor Ort. Für die Teilnehmer entfallen die Anreise und ggf. die Unterkunft.

Anforderungen

Trotz dieser Erleichterungen müssen auch bei einer virtuellen Hauptversammlung diverse Regeln beachtet und eingehalten werden:

  • Die gesamte Versammlung ist in Bild und Ton zu übertragen.
  • Die Ausübung der Stimmrechte muss ermöglicht werden. Entweder über eine Vollmachtserteilung oder in elektronischer Form (Briefwahl oder elektronische Teilnahme).
  • Das Fragerecht der Aktionäre muss auf elektronischem Wege ermöglicht werden. Hier kann der Vorstand verlangen, dass Fragen zwei Tage vor der Hauptversammlung elektronisch eingereicht werden müssen.
  • Aktionäre die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, müssen auch die Möglichkeit haben, Widersprüche gegen Beschlüsse zu erklären.

Natürlich müssen auch Einladung, anwesende Stimmenanzahl und sonstige Formvorschriften weiterhin eingehalten werden. Auch müssen alle notwendigen Unterlagen wie bspw. der Jahresabschluss den Stimmberechtigten zur Verfügung stehen.

Auch die Einladung zur virtuellen Hauptversammlung muss weiterhin frist- und formgerecht erfolgen. Hier hat sich im Verfahren nichts geändert und bei Versäumnissen droht weiterhin die Unwirksamkeit.

Vorteile

Die Durchführung einer virtuellen oder elektronischen Hauptversammlung bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen:

Ihre stimmberechtigten Personen können sich zum Zeitpunkt der Hauptversammlung weltweit an jedem beliebigen Ort aufhalten. Lediglich ein Internet-Zugang über LAN, WLAN oder mobil ist dafür notwendig. Es fallen für Ihre Teilnehmer keine Reise- und Übernachtungskosten an und der Zeitaufwand für die Teilnahme reduziert sich exakt auf die Veranstaltungs-Länge.

Sie benötigen keine Konferenz- oder Tagungsräume, es entfallen Veranstaltungs-Nebenkosten für Catering oder Drucksachen, Sie benötigen kein Personal vor Ort für Einlass und Security, Hostessen, Garderobe, Service uvm.

Bekannt aus

Lösung

Die HAUPTVERSAMMLUNG.APP bietet Ihnen die notwendige Unterstützung
zur Durchführung Ihrer Hauptversammlung

Die Plattform für die Hauptversammlung

Eine mobile App für Android und iOS bietet gegenüber anderen digitalen Wegen enorme Vorteile. Rund 98,9 Prozent der Bevölkerung in Deutschland sind über diese beiden Betriebssysteme erreichbar. Nahezu jeder hat sein Smartphone stets griffbereit - ein Desktop-Rechner steht nicht jedem jederzeit zur Verfügung. Das Handy kann auch außerhalb der Wohnung oder des Arbeitsplatzes als Plattform genutzt werden. Außerdem können über Push-Mitteilungen die Handy-Besitzer direkt angesprochen und beispielsweise zur Abgabe der Stimmen aktiviert werden.

Mit der HAUPTVERSAMMLUNG.APP erhalten Sie eine komplett eigene App für die beiden Plattformen iOS und Android. Mit eigenem App-Store-Eintrag, eigenem App-Icon und individuellen App-Store-Texten. Ihre App ist komplett an Ihre Coporate Identity angepasst und fügt sich nahtlos in Ihre Palette an Geschäfts- und Marketing-Tools ein. Alle Inhalte in Ihrer HAUPTVERSAMMLUNG.APP bearbeiten Sie über das webbasierte Content-Management-System selbst - in Echtzeit.

Vorbereitung Ihrer Hauptversammlung

Planen Sie den Ablauf ihrer Hauptversammlung wie bisher auch: legen Sie die Teilnehmerliste mit Stimmrechten fest, bestimmen Sie die Themen, Vorträge und Abstimmungen, sammeln Sie die bereitzustellenden Dokumente und planen Sie den zeitlichen Ablauf (Agenda).

Legen Sie im Content-Management-System der HAUPTVERSAMMLUNG.APP alle stimmberechtigten Teilnehmer an und legen Sie die Stimmenanzahl fest. Laden Sie dann alle stimmberechtigten Teilnehmer zu Ihrer virtuellen Hauptversammlung frist- und formgerecht ein und teilen Sie ihnen die Zugangsdaten mit. Alternativ kann das System allen Teilnehmern einen Zugang generieren und per Email zusenden.

Planen Sie die Videoproduktion: Sie können kostengünstig mit handelsüblichen Streaming-Kameras im eigenen Büro arbeiten, eine Video-Produktions-Firma beauftragen oder ein (Streaming-)Video-Studio anmieten.

Durchführung und Auswertung der Hauptversammlung

Die HAUPTVERSAMMLUNG.APP benachrichtigt alle stimmberechtigten Teilnehmer über den Beginn der Hauptversammlung per Push-Mitteilung. Prüfen Sie über das Content-Management-System, ob die notwendige Stimmenanzahl online ist und führen Sie dann die Hauptversammlung gemäß Ihrer Agenda durch.

Es spielt dabei keine Rolle, wo sich die Teilnehmer gerade aufhalten - ein Internetzugang reicht.

Nach der oder den Abstimmung(en) wird das Ergebnis auf das Erreichen der notwendigen Stimmenanzahl geprüft und in der HAUPTVERSAMMLUNG.APP den Teilnehmern angezeigt. Die Teilnehmer können nun noch Widersprüche einreichen oder das Ergebnis akzeptieren.

Archivieren Sie am Ende die Abstimmungen und die Stimmen revisionssicher für Ihre Unterlagen.

Features

Die HAUPTVERSAMMLUNG.APP hat für jede Anforderung das passende Modul:

Eigene App

Sie erhalten eine eigene, native App für iOS und Android mit eigenen App-Store-Einträgen.

100% CI-konform

Die App wird nach Ihren CI-Vorgaben angepasst: Farben, Logos, Hintergründe, sonstige Grafiken inkl. App-Icon.

Detaillierte Agenda

Erstellen Sie einen Ablaufplan - von der Begrüßung bis zur Verabschiedung. Und alles geht minutiös in der App online.

Video-Stream(s) Integration

Binden Sie Ihre(n) Live-Stream(s) direkt in die App ein um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

Begrüßung und Onboarding

Begrüßen Sie jeden Teilnehmer in der App und zeigen Sie eine kurze Einführung in das Verfahren der virtuellen Abstimmung.

Weiterführende Dokumente

Fügen Sie beliebig viele Dokumente wie Geschäfts- und Lagebericht der Abstimmung hinzu. Unterstützt werden Videos, Fotos und PDFs.

Unterschiedlichen Stimmrechte

Hinterlegen Sie für jeden Teilnehmer individuell dessen Stimmrechte. Entweder in Prozent oder absoluten Zahlen.

Gültigkeitsprüfung

Lassen Sie das System prüfen, ob die geforderte Anzahl Stimmen erreicht wird und die Beschlussfähigkeit besteht.

Mehrere Abstimmungen

Lassen Sie mehrere Abstimmungen nacheinander durchführen - jede Abstimmung auch ggf. mit einem eigenen Teilnehmerkreis.

Geheime oder öffentliche Abstimmung

Führen Sie die Abstimmungen entweder geheim oder öffentlich durch. Individuell einstellbar für jede einzelne Abstimmung.

Anlegen oder Import von Teilnehmern

Importieren Sie Ihre Teilnehmer aus unterschiedlichen Formaten direkt in das Backend oder erfassen Sie die Teilnehmer einzeln.

Export zu Teilnehmer-Management-Systemen

Exportieren Sie die Teilnehmer und deren Stimmen zur eigenen Archivierung oder zum Abgleich mit anderen Systemen.

Revisionssicheres Archiv & Export-Funktion

Halten Sie die Abstimmungsergebnisse im revisionssicheren Archiv oder exportieren Sie alle Daten für die eigene Archivierung.

Push-Mitteilungen

Senden Sie vor, während und nach der Hauptversammlung an einzelne Teilnehmer oder Gruppen von Teilnehmern Push-Mitteilungen - auch automatisch.

Web-Interface für Administration

Erfassen und pflegen Sie alle Inhalte der App im intuitiv zu bedienenden Web-Interface von jedem Desktop-Rechner weltweit.

Unbegrenzte Teilnehmeranzahl

Laden Sie beliebig viele Teilnehmer zu Ihrer Hauptversammlung ein. Egal ob 3 oder 50.000 Teilnehmer - das System skaliert automatisch.

SaaS-Lizenz

Investitionssicherung durch Lizenzierung als Software-as-a-Service. Wartung, Pflege, Updates und Security-Patches inklusive.

Auszug zufriedener Kunden

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